Client Onboarding Portal

Cuando una compañía independiente nos contacta, lo primero que necesitamos es ordenar la información: fechas de función, dimensiones de la sala, cantidad de cambios de escena, materiales disponibles y el tono visual que busca el director. Antes, todo eso llegaba por correo en distintos formatos y se perdía tiempo valioso de preproducción.

Por eso armamos un portal de ingreso simple, pensado para que cada grupo cargue los datos de su proyecto una sola vez y nosotros los recibamos organizados. El sistema no reemplaza la conversación con el equipo de diseño; la ordena. Cada compañía tiene su espacio con la ficha técnica, los planos de la sala y el historial de ajustes que hicimos durante los ensayos.

El portal se probó con tres grupos durante la temporada pasada. Los directores cargaron sus necesidades desde el celular, sin necesidad de instalar nada. Del lado nuestro, el desglose de recursos pasó de dos días de trabajo a una tarde, porque la información ya venía completa y clasificada.

Qué incluye el acceso

• Ficha técnica de la sala: medidas, altura, puntos de luz y accesos.
• Listado de escenas y cambios de utilería necesarios por acto.
• Registro de materiales disponibles y elementos reciclables que la compañía pueda aportar.
• Historial de observaciones de ensayo, con fecha y responsable.

Cómo se implementó

El primer paso fue relevar cómo trabajaban las compañías con las que ya colaborábamos. Detectamos que la mayoría usaba planillas de cálculo o mensajes sueltos, y que la información más importante —las medidas del espacio— casi siempre llegaba incompleta. Diseñamos el formulario con campos obligatorios mínimos y dejamos espacio libre para que cada director agregara notas propias.

La carga inicial la hicimos junto a los asistentes de dirección de cada grupo, para que el sistema se adaptara a su forma de trabajar y no al revés. Después de dos semanas de uso, ajustamos el orden de los campos y agregamos la posibilidad de adjuntar fotos del espacio vacío, que resultó clave para planificar la iluminación.

Resultado

Hoy el portal es la puerta de entrada para cualquier proyecto nuevo. Las compañías completan su ficha en menos de veinte minutos y nosotros arrancamos la propuesta escénica con datos concretos, sin idas y vueltas por correo. El tiempo que se ahorra en la etapa administrativa se invierte en lo que importa: probar telas, ajustar luces y ensayar los cambios de escena.